テレワークの実施で増えたオフィスの空きスペースを有効活用する方法
テレワーク時代の台頭により、働く場所にこだわらない多様な働き方を実践する人が増えてきた一方、企業のオフィスでは空きスペースが増加し、専有面積の縮小や本社オフィスの郊外移転に踏み切る動きが目立つようになりました。
BCP対策やランニングコスト削減の観点からも理想的な企業対応のように思えますが、どうしてもオフィスに一定のスペースが必要な企業や、中途解約条項がない賃貸オフィスを借りている企業の場合には、現在のオフィスを手放すことは現実的に困難です。
そこで今回は、“テレワークの実施で増えたオフィスの空きスペースを有効活用してマネタイズ化できる、ワークスペースのシェアリングエコノミー”についてご提案します。
自社オフィスの空きスペース問題にお悩みの場合には、ぜひ本記事を最後までご覧ください。
「自社利用」のみを使用目的としたオフィスが抱えるリスク
まずは、八方塞がりのような状況に思えていた思考を転換するために、これまでの自社オフィスの使用目的について振り返ってみましょう。
2．自社社員同士がコミュニケーションを取るため
3．来客対応のため
今までは「1.自社社員が仕事をするため」と「2.自社社員同士がコミュニケーションを取るため」の比重が大きかったからこそ、自社オフィスのスペースは全て「自社社員が使う想定」で全く問題ありませんでした。
しかしながら、働き方が多様化してきた昨今では、「自社利用」のみに使用目的を限定してしまうと、冒頭で述べたようなスペースを持て余す結果につながりかねません。
こうした最悪の事態を避けるためにも、今や社員の勤務場所や交流場所は会社だけにとどまらず、コワーキングスペースや自宅など、多岐にわたることを前提に考えていく必要があります。
働き方が多様化した現在、使用目的の限定は「損失である」
画像出典元：「調査の進捗（企業ヒアリング調査・文献等調査）」国土政策局（国土交通省）
実際に、コロナ禍をきっかけとした働き方の変化に合わせて、自社オフィス以外の場所で働く機会が増え、スペースが「余る」ケースは後を絶ちません。業界により違いは見られますが、検討段階にある場合や、具体的議論には至っていない場合も多く、幅広い業種の企業がこれといった解決策を見出せていない現状です。
人が居ない閑散とした空きスペースをそのまま放置してしまえば、社内の活気だけではなく、その面積に対して投資している資金の効力も全て失われてしまいます。
だからこそ、「自社オフィスを自社社員のみが使用することは損失である」という思考転換が必要なのです。
自社オフィスの空きスペースを他社に開放しよう！
では、一体どのような方向に進めばベストなのでしょうか。その答えは、ずばり「自社と他社の空きスペースを、互いにシェアできる仕組みを構築すること」です。
たとえば、「簡易的なコワーキングスペース」として自社と他社の空きスペースを相互で利用し合うことができれば、両社にとって以下のようなメリットがあります。
2．出張時にも安心して利用できる仕事場を、事前に確保することが可能
3．結果として相互送客につながり、支払う賃料の費用対効果を維持できる
多様な働き方が可能となるテレワークとともに、こうしたワークスペースのシェアリングエコノミーを実現することが、流動する社会情勢を生き抜くための企業戦略と言えるのではないでしょうか。
自社オフィスの空きスペースを他社に提供する際のポイント
ここからは、ワークスペースのシェアリングエコノミーを実現するための、具体的な方法について確認していきましょう。自社オフィスの空きスペースを他社に提供する際のポイントは、以下の通りです。
①1回あたりの使用料金を設定
他社オフィスの一角にある限られたスペースだとしても、1回あたりの使用料金を設定しておくことで、正々堂々と使用することができます。また、料金を徴収したとしても、お互いに送客し合うことができれば、結果的に支払った金額は相殺されて費用は発生しません。
②現地精算を発生させない
ワークスペースのシェアリングエコノミーの実現にとって、現金の用意や会計スタッフの常駐を必要とする現地精算は明らかなデメリットです。空きスペースを提供するにあたって特別な対応を必要としないことが重要です。
③「誰が・いつ・どこで」働いたのかを管理できるようにする
働く場所の制限をなくすテレワークは、便利な反面、社員の勤務実態を可視化しにくくなる働き方でもあります。ブラックボックス化を防ぐためには、安心できる管理方法の選定が必要になります。
「anyplaceパスポート」を活用して、お手軽にワークスペースのシェアリングエコノミーを実現しよう！
手っ取り早くワークスペースのシェアリングエコノミーを実現するためには、全国のワークスペースが使える法人向けシェアリングサービス「anyplaceパスポート」の活用がおすすめです。
打刻ロケーションシステム「anyplace」を自社オフィスの空きスペースに設置するだけで、その瞬間に簡易的なコワーキングスペースが完成。現地精算の発生や、勤務実態のブラックボックス化を防ぐことが可能です。
「anyplaceパスポート」のサービス内容・特長についてもっと見る
「anyplaceパスポート」を使用した企業の空きスペースの活用事例
社員一人ひとりが多様な働き方を実践しているキャップクラウド株式会社では、働く場所を自由に選択できる「働き方選択制度」を採用した際に、これまでオフィスに出社していた社員の約6割が「自宅」をメイン勤務地として設定したため、オフィス内に空きスペースが生まれました。
現在は、空きスペースに「anyplace」を設置し、実際に「anyplaceパスポート」の会員が利用できる仕組みを構築しています。
企業の空きスペースを活用したワークスペースのシェアリングエコノミーを実現しよう！
コロナ禍になってからというもの、都内にある賃貸オフィスの空室率も急上昇しています。テレワークの実施に伴って自社オフィスの空きスペースが拡大しても、専有面積の縮小や本社オフィスの郊外移転ができない企業にとっては、まさに一刻を争うような状況です。
時代に合わせた多様な働き方を実戦しつつ、今後の企業経営を左右する事態につながりかねない損失を最低限に抑えるためにも、企業の空きスペースを活用したワークスペースのシェアリングエコノミーを実現していきましょう。
＜お問い合わせ先＞
【キャップクラウド株式会社】
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