緊急事態宣言下で必須のテレワーク！導入できない企業への解決策

年初間もない2021年1月7日、2回目となる緊急事態宣言が発令されました。新型コロナウイルス感染症拡大防止対策としてテレワークを推進する政府は、出勤者数の7割削減を目指すとの考えを示しましたが、いまだ導入できない企業や、実施しても上手くいかずオフィス出社へと戻す企業の姿も目立ちます。

日本生産性本部は、再発令後の緊急事態宣言下におけるテレワーク実施率が、全国で22.0％だったとする調査結果を2021年1月22日に発表しました。1回目の緊急事態宣言から半年以上経つ現在も、ここまで企業にテレワークが浸透しない理由とは一体何なのでしょうか。

これまで世間一般に挙げられてきたテレワークの課題点を、企業と従業員、双方の視点から振り返り、導入や活用に悩む企業への解決策を考察していきたいと思います。

1回目の緊急事態宣言解除後、実施企業の82％がテレワークを継続

まずは、2020年4月7日に発令された1回目の緊急事態宣言に伴う、企業のテレワーク実施率・継続率を確認していきましょう。総合人材サービスを展開する株式会社アデコが2020年11月30日に発表した『企業のテレワーク継続実態調査』では、緊急事態宣言時にテレワークを実施した企業が65.7％、その後もテレワークを継続している企業が82.0％（一部の部署のみ実施も含める）という調査結果となりました。

全体の半数を超える実施率・過半数を超える継続率であると同時に、緊急事態宣言下でテレワークを実施しなかった企業が34.3％、緊急事態宣言解除後にテレワークを継続しなかった企業が18％の割合で存在していることも判明しています。

気になるのは、テレワークの実施や継続を選択しなかった理由です。ここからは、従業員と企業、両サイドからテレワークの課題点を抽出し、企業のテレワーク導入を阻む原因を究明していきます。

初めてのテレワーク実施で見えた課題点【従業員編】

クリエイター向けソフトウェアを提供するアドビ株式会社が、テレワーク経験のあるビジネスパーソンを対象に実施した、『テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果』では、大別して「業務上の課題」と「心理的・身体的な課題」が挙げられています。

業務上の課題から推察できるのは、業務がオンライン用に最適化されていないことや、在宅勤務などの際にオフィスと遜色ない勤務環境を用意することの困難さです。

業務に必要となる設備が不足している場合や、テレワーク制度自体が未成熟である場合には、現場への負担がより大きくなってしまいます。企業がテレワーク導入を成功させるためには、先んじて快適な作業環境と円滑な業務フローを用意する必要がありそうです。

反対に、心理的・身体的な課題では、コミュニケーションや公私の区切りに関連する内容が際立ちました。原因としては、チャットやビデオ会議などオンラインでのコミュニケーションに不慣れであることや、プライベートな空間である自宅を勤務場所としていることが考えられます。

いずれも標準化がむずかしいパーソナルな課題であるため、制度づくりの段階で、どれだけ柔軟性に重きを置けるかにより結果が変わってくるかもしれません。

初めてのテレワーク実施で見えた課題点【企業編】

続いて、企業側から見たテレワークの課題点を確認していきましょう。ネットワーク型シェアオフィスサービスのOFFICE PASSがマネジメント層を対象に実施したアンケートでは、従業員により業務効率や生産性に違いがあるなど、パフォーマンス格差を問題視する声が多く挙げられました

こうした状況に加え、ペーパーレス化の遅れといった文化的要因が企業全体を苦しめているようです。現状を打破するためには、従来の慣習に捉われることなく、これまで以上にフレキシブルな姿勢で向き合うことが求められるでしょう。

理想的なテレワーク制度を導入するためには何が必要？

ここまでの内容を振り返ると、従業員と企業の双方が満足できる、理想的なテレワーク制度を導入するためには、「勤務場所」と「業務フロー」の見直しが明暗を分けると考えられます。円滑な見直しを図るためにも、社内にテレワーク制度を設けるにあたり、意識しておくべきポイントをチェックしておきましょう。

オフィスとテレワークスポット、双方における作業環境の格差を埋める

業務の遂行に支障をきたさないよう、一定水準以上の通信環境や備品を従業員一人ひとりに用意することは必須です。とはいえ、自宅にオフィスと同程度の作業環境を整えることが困難なケースもめずらしくありません。そのような場合には、会社（第1のオフィス）」でも「自宅（第2のオフィス）」でもない、「サードプレイス（第3のオフィス）」を従業員が働くことのできる空間として認めることも有効な手段です。

サードプレイスオフィスについての詳細は、こちらの記事よりご覧いただけます。

「一人にひとつの働き方を提供したい　ーサードプレイスオフィスという選択肢ー」
https://shikumi-ken.jp/2020/05/thirdplace.html

従業員の勤務状況を常に把握できる体制を整え、労務管理を徹底する

柔軟性を重要視すればするほど、複雑化してしまうのが労務管理です。特に、勤務状況を従業員の自己申告制にしてしまうと、実際の勤務状況がグレーとなる懸念が生じます。このようなケースを避けるためにも、テレワーク向けの労務管理システムを検討するなど、従業員の勤務状況を常に把握できる体制を整え、労務管理の徹底に努めておきましょう。

テレワーク向けのITサービスやツールを積極的に活用する

昨今では、特定の業種に特化した製品など、テレワーク向けのITサービスやツールが数多く登場しています。業務効率化や生産性の向上、円滑なコミュニケーションが期待できるため、ぜひ積極的に活用しておきたいところです。業務に取り入れる前にウェビナーを開催するなど、なるべく早い段階で従業員が触れることができれば、オンライン化に対する不安も払拭できるかもしれません。

選べる“サードプレイスオフィス”で働いて快適なテレワークを実現しよう！

最後に、テレワークにおける勤務場所と労務管理の問題を一挙に解決できるおすすめのサービス、「anyplaceパスポート」をご紹介いたします。

anyplaceパスポートとは？

anyplaceパスポートは、全国各地のテレワークに適したサードプレイスオフィスを自由に選択して、ワークスペースとして利用し放題となる月額定額制サービスです。テレワークに必要となる作業環境を確保できるほか、従業員の勤務状況をリアルタイムに把握することができるため、労務管理にもお役立ていただけます。

anyplaceパスポートのメリット

☑テレワーク勤務実態をリアルタイムに把握できる
⇒勤務実態のブラックボックス化を防止

☑経費精算の工数を削減できる
⇒経費処理量の増加を阻止

☑ワークスペースの個別契約が不要になる
⇒個人や企業が勤務場所の選択肢を用意する必要がない

☑優秀な人材を確保できる
⇒人材の雇用にあたり居住地域の指定がない

サービスの詳細は、こちらからご覧いただけます。

「anyplaceパスポート」
https://anyplace.jp/anyplace-passport/