「テレワーク制度導入」成功の法則

「テレワーク制度導入」成功の法則

 

 

キャップクラウド株式会社が特許を取得した
「働く場所の選択を拡げる」ための打刻ロケーションシステム『anyplace』。

今回は製品のプロモーション担当より、
キャップクラウドの「テレワーク制度導入」成功の法則についてお届けします。

◆「テレワーク制度導入」成功の法則

＜その１＞　〜オンライン環境を整える〜

テレワーク制度を導入する上で欠かせない準備のひとつとして
「オンライン環境を整える」ことが挙げられます。

それまで基本的にオフラインで行っていたことをオンラインに切り替える取り組みは
企業がテレワークを導入する際の第一関門と言えます。

「オフラインが前提」と考えられている業務を
突然「視点を変えて明日から全てオンラインに移行しましょう」と言われても、戸惑う人は多いはず。

では、どのようにして導入を進めると
混乱が少なく、”受け入れられる”オンライン環境が整うのでしょうか。

私達は、
・企業の状況に即して、出来るところから段階的に進める
・優先順位や緊急性を判断する
この２つが重要だと考えています。

今までの働き方の多くがこのように「オフィス」で働く
「オフィスワーカー」であったと思います。

オンライン環境を整えるためには、
さまざまなツールの中から企業に合ったものを段階的に取り入れる必要があります。

そこで重要なのが「優先順位」と「緊急性」です。

目の前にあるツールを全て導入検討するのではなく、
各業務の現状をヒアリングし
優先順位と緊急性を判断した上で、出来るものから段階的に取り入れることで
企業内の業務のバランスを保ちながらツールを導入することができます。

これが私達の「テレワーク制度導入」成功の法則その１
「オンライン環境を整える」のポイントだと考えています。

◆「テレワーク」と「オンライン環境」の繋がり

ではなぜ、「テレワーク」のために「オンライン環境を整える」のでしょうか。

例えば、お客様からいただいた資料を社内の人に共有したい、という場合。

オフライン環境では、資料をコピーして手渡し、
もしくは会社の机に置いておく、という対応になると思います。
資料がほしい場合は「資料を持っている人のところ、もしくは会社の机」に取りに行く必要があります。

では、オンライン環境だとどうなるでしょうか。

おそらく多くの場合、資料をスキャンしてフォルダに共有、という対応になるでしょう。
資料がほしい場合は共有された「PCのフォルダ」に取りに行きます。
データで共有することによりパソコン上で管理ができ、
いつ、どこにいても資料をダウンロードして確認することができます。

この資料を受け取る動きの違いが「オンライン環境」を整えるメリットです。
オンライン環境が整うことにより、
人や会社という「場所」への依存をなくすことができるのです。

そしてこの「場所への依存をなくす」という環境こそが、
会社から離れた場所で働く（＝テレワーク）に繋がるのです。

＜その２＞　〜場所にとらわれない柔軟な働き方〜

皆さんは「場所にとらわれない柔軟な働き方」がしやすい環境で仕事ができていますか？
そもそも、「場所にとらわれない働き方」とはどういった働き方を指すのでしょうか。

毎朝オフィスへ出勤し、日中は必要に応じて外出し、その後オフィスへ戻って事務作業。
このように今までの多くの働き方は、「オフィス」で働くことが主流であったと思います。

私達はこういった働き方を「場所に依存した働き方」だと考えています。

オフィスではなく近くのカフェやコワーキングスペース、レンタルスペースなど
さまざまな場所から自分の状況に合った仕事場を自由に選んで働くことができる。

こういった働き方が、「場所にとらわれない柔軟な働き方」とも言えるのではないでしょうか。

では、会社として「場所にとらわれない働き方」を導入する際、
どういった点に注意して進めればよいのでしょうか。

会社としてさまざまな場所での勤務を許可する場合、
「誰が」「いつ」「どこで」働いているかという情報はブラックボックス化しがちです。

また、さまざまな場所での勤務を許可するということは、
仕事場の数だけそれぞれの場所での出退勤の管理が必要になる、ということにも繋がります。

私達は、そういったテレワーク導入時の課題を『anyplace』によって軽減しています。

『anyplace』はキャップクラウド株式会社が提供している打刻ロケーションシステムです。
働く場所にBluetoothの電波を発信する機器（Beacon端末）を設置し、
端末から発信される電波をスマートフォンでキャッチして打刻アクションすることで、
「誰が」「どこで」働いているかをリアルタイムに確認することができます。

▼『anyplace』を活用した”働き方改革”についてはこちら。
https://anyplace.jp/blog-contents02/

キャップクラウドは実体験に基づいたテレワーク導入のノウハウを開示し、
中小企業のテレワーク導入を全面的に支援したいと考えています。

▼「中小企業向けテレワーク導入コンサルティング・サポート」の詳細についてはこちらをご覧ください。
http://www.capcloud.co.jp/news/teleworkconsulting

◆『anyplace』活用方法

『anyplace』はBeacon端末を設置し、スマートフォンと連携することで
「場所」と「時間」の情報を記録することができる打刻ロケーションシステムです。

★利用方法は３ステップ★
①「働く場所」にBeacon端末を設置する
②スマートフォンを利用して場所と時間を記録する
③管理画面で記録した情報を管理する

クラウド上に記録された「場所」と「時間」の情報は
スペースの入退室管理や従業員の勤務管理に活用することができます。

『anyplace』には、それぞれのニーズに合わせた２つのタイプがあります。
▼詳しい機能はこちら
スペースの入退室管理に活用可能なタイプ　anyplace「滞在管理」
https://anyplace.jp/space/function/

従業員の勤務管理に活用可能なタイプ　anyplace「在席管理」
https://anyplace.jp/location/function/

今回はキャップクラウド社の「テレワーク制度導入」成功の法則をお届けしました。
私達は「働き方の多様化」に対応するための手段として、
公共のスペースの価値を向上し、企業のテレワーク推進に役立てるような取り組みを行います。

最後までご覧いただきましてありがとうございました！